Documenti e scadenze

Gestione documentale: l'AI archivia, RaDi ti avvisa prima della scadenza

Trascini un PDF o lo fotografi su WhatsApp: l'AI capisce che documento è, lo associa al dipendente, al mezzo o all'azienda giusta e ne legge la scadenza. Prima che scada, l'avviso arriva a te e al responsabile.

Prenota una demo di 15 minuti
  • 30 giorni gratis
  • Nessuna carta richiesta
  • Incluso in tutti i piani
Il problema

Un documento scaduto può fermare un cantiere

DURC, idoneità, attestati, polizze: per entrare in cantiere servono tutti, aggiornati. Tenerli in cartelle e raccoglitori vuol dire scoprire le scadenze quando qualcuno li chiede.

  • Documenti sparsi ovunque

    Un po' nelle email, un po' nel computer dell'ufficio, un po' in un raccoglitore. Per trovarne uno serve chiedere a chi lo ha archiviato.

    «Il DURC aggiornato chi ce l'ha?»

  • Scadenze scoperte in ritardo

    Il committente chiede la documentazione per l'accesso in cantiere e solo allora ti accorgi che un attestato è scaduto da mesi.

    «Senza il corso aggiornato non entra.»

  • Documenti dei subappaltatori

    Raccogliere e controllare i documenti delle ditte esterne è un lavoro che nessuno vuole fare, finché non arriva un controllo.

    «La ditta del cartongesso ci ha mandato la visura?»

Archivio intelligente

Ogni documento al suo posto, con la sua scadenza

RaDi riconosce il tipo di documento, estrae la data di scadenza e lo collega al dipendente, al mezzo, all'azienda o al subappaltatore. Il semaforo ti mostra cosa è valido, cosa sta per scadere e cosa manca.

  • DURC, visure, idoneità sanitarie, F-Gas, patentini, formazione, POS e polizze
  • Classificazione automatica con l'AI e lettura della scadenza
  • Semaforo per dipendente, mezzo, azienda e subappaltatore
  • Avvisi in dashboard e via email a te e ai responsabili
  • Storico delle versioni: un documento sostituito resta consultabile, con la sua data
  • Server europei, dati cifrati, conformità GDPR
Cosa fa

La documentazione d'impresa sempre in ordine

Per i controlli in cantiere, per le gare e per dormire tranquilli.

  • 01

    Classificazione con l'AI

    Trascini il file e l'AI riconosce di che documento si tratta e a chi appartiene. Niente cartelle da creare né nomi da inventare.

  • 02

    Scadenze lette dal documento

    La data di scadenza viene letta dal PDF o dalla foto, anche dalle scansioni storte. La correggi solo se serve.

  • 03

    Avvisi prima della scadenza

    Con l'anticipo che scegli, a te e al responsabile del dipendente o del mezzo. Le scadenze imminenti sono in cima alla dashboard.

  • 04

    Documenti dei mezzi

    Libretti, revisioni, assicurazioni e verifiche periodiche di gru e piattaforme, con le loro scadenze.

  • 05

    Subappaltatori e ditte esterne

    Visure, DURC e documenti delle imprese con cui lavori, controllati con lo stesso semaforo dei tuoi.

  • 06

    Pronti per il badge di cantiere

    Contratto, UNILAV e formazione si mostrano all'ispettore dal badge digitale, con un codice monouso.

Come si parte

L'archivio si costruisce in un pomeriggio

Non serve riorganizzare niente: carichi quello che hai e l'AI lo mette in ordine.

  1. 1

    Carichi i documenti

    Trascini cartelle intere di PDF o mandi le foto su WhatsApp. L'AI li classifica uno per uno.

  2. 2

    Controlli il semaforo

    Vedi subito cosa è valido, cosa scade presto e cosa manca per ogni persona, mezzo e ditta.

  3. 3

    Ricevi gli avvisi

    Da lì in poi ci pensa RaDi: l'avviso arriva prima della scadenza, a te e a chi deve rinnovare.

Guida

Gestione documentale e scadenze per l'impresa in cantiere

Per lavorare in un cantiere un'impresa deve dimostrare di essere in regola: con i contributi, con la sicurezza, con la formazione dei suoi lavoratori, con le assicurazioni. Ogni documento ha una validità, e la documentazione si controlla proprio quando non hai tempo di cercarla: all'accesso in cantiere, in gara, durante un'ispezione.

I documenti che un'impresa deve tenere aggiornati

Il DURC attesta la regolarità contributiva verso INPS, INAIL e Casse edili e ha una validità di 120 giorni. La visura camerale certifica i dati dell'impresa. Per ogni lavoratore servono idoneità sanitaria, attestati di formazione e, quando previste, abilitazioni specifiche; per i mezzi servono libretti, revisioni, assicurazioni e verifiche periodiche delle attrezzature di sollevamento.

Chi affida lavori deve verificare, secondo l'art. 90 e l'allegato XVII del D.Lgs. 81/2008, l'idoneità tecnico-professionale delle imprese e dei lavoratori autonomi a cui li affida, raccogliendo una parte di questi documenti. Dal 1° ottobre 2024, inoltre, le imprese e i lavoratori autonomi che operano nei cantieri temporanei o mobili devono avere la patente a crediti. Il risultato è che ogni impresa riceve richieste di documenti dai committenti e, a sua volta, li chiede ai subappaltatori.

Perché le scadenze sfuggono

Il problema non è conservare i documenti, è sapere quando scadono. In una cartella condivisa il DURC aggiornato e quello scaduto hanno lo stesso aspetto, e nessuno riceve un avviso quando una visita medica arriva a termine. Le scadenze si scoprono quando qualcuno chiede il documento.

Un archivio utile legge la data di scadenza dal documento stesso, la associa alla persona, al mezzo o all'impresa giusta e mostra a colpo d'occhio cosa è valido, cosa scade presto e cosa manca. L'avviso deve arrivare con abbastanza anticipo da permettere il rinnovo, a chi deve occuparsene.

Documenti dei subappaltatori

Raccogliere visure, DURC e documenti dei lavoratori delle ditte esterne è uno dei lavori meno amati dell'ufficio tecnico, ma è anche quello che espone di più in caso di controllo. Conviene trattarli con lo stesso semaforo dei documenti propri: una scheda per ditta, con le scadenze e gli avvisi.

Quando un documento di un subappaltatore scade, saperlo prima che la sua squadra entri in cantiere evita di dover fermare il lavoro o, peggio, di scoprirlo durante un'ispezione.

Come scegliere un software di gestione documentale

Per un'impresa con squadre contano poche cose: che il caricamento sia immediato, anche da una foto sul telefono; che il documento venga riconosciuto e archiviato al posto giusto senza creare cartelle a mano; che le scadenze vengano lette e notificate; che i dati restino su server europei, protetti e accessibili solo a chi ne ha diritto.

Il valore cresce se l'archivio è collegato al resto: alle schede del personale, ai mezzi, al badge di cantiere che l'ispettore può consultare con un codice monouso.

Chi deve poter vedere cosa

Non tutti i documenti sono uguali: un DURC si mostra al committente, un'idoneità sanitaria contiene dati personali che vanno protetti. Un archivio ben fatto distingue le due cose con ruoli e permessi, e consente di condividere solo ciò che serve, quando serve.

Anche l'archiviazione deve essere reversibile: un documento sostituito da uno più recente va tenuto nello storico, non cancellato, per poter dimostrare cosa era valido in una certa data.

Per il tuo settore

Una piattaforma sola

Collegato al resto dell'azienda, senza ricopiare niente

Ogni modulo legge i dati degli altri: il rapportino aggiorna commessa, magazzino e presenze, la fattura aggiorna scadenziario e cassa. Un solo archivio, dal preventivo all'incasso.

Gestione documentale: le domande più frequenti

  • Che documenti posso gestire con RaDi?
    Tutti quelli con una scadenza o che servono in cantiere: DURC, visure camerali, idoneità sanitarie, attestati di formazione, patentini, certificazioni F-Gas, POS, polizze assicurative, documenti dei mezzi e dei subappaltatori.
  • Devo inserire a mano le date di scadenza?
    No. L'AI legge il documento, riconosce il tipo e ne estrae la scadenza. Puoi sempre correggerla, e per i documenti senza data impostare una validità standard.
  • Chi riceve gli avvisi di scadenza?
    Tu e i responsabili che indichi, in dashboard e via email, con l'anticipo che scegli. Per i documenti di un dipendente puoi avvisare anche il suo capocantiere.
  • I miei documenti sono al sicuro?
    Sì. I file sono cifrati e ospitati su server europei, in conformità al GDPR. L'accesso è regolato da ruoli e permessi: gli operai su WhatsApp non vedono i documenti aziendali.
  • Posso gestire anche i documenti dei subappaltatori?
    Sì. Ogni ditta esterna ha la sua scheda con visura, DURC e documenti dei lavoratori, controllati con lo stesso semaforo dei tuoi.
  • In quale piano è inclusa la gestione documentale?
    In tutti i piani, compreso Basic. Puoi provarla gratis per 30 giorni, senza carta di credito.

Nessuna scadenza ti coglie più di sorpresa

Prova RaDi per 30 giorni: carica i documenti che hai e in un pomeriggio vedi cosa è valido e cosa scade.

Vedi i prezzi

Vuoi vedere tutto il gestionale? Scopri come funziona