Acquisti e spese

Gestione acquisti e fatture fornitori: ogni costo al cantiere giusto

Ordini ai fornitori, fatture passive lette dall'AI e note spese fotografate dagli operai. Tutto abbinato a DDT e commessa, così il costo entra nel margine il giorno in cui arriva, non a fine mese.

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Il problema

I costi arrivano da tutte le parti, e quasi mai al posto giusto

Fatture via SdI, bolle nel furgone, scontrini nel portafoglio degli operai. Finché qualcuno non li abbina a mano, il costo esiste ma la commessa non lo sa.

  • Fatture fornitori da controllare riga per riga

    Per capire se la fattura è giusta bisogna ritrovare l'ordine e la bolla. Spesso si paga sulla fiducia, a volte si paga due volte.

    «Questi 40 metri di tubo sono arrivati davvero?»

  • Ordini fatti al telefono

    Il capocantiere chiama il fornitore, il prezzo concordato non lo scrive nessuno e a fine mese la fattura non torna con il preventivo.

    «Ma a quanto ce l'aveva fatto il ferro?»

  • Scontrini che non arrivano mai

    Gasolio, ferramenta, pranzi in trasferta: le note spese si consegnano a fine mese, quando metà scontrini sono spariti.

    «Lo scontrino del gasolio l'ho perso.»

Dall'ordine al pagamento

L'AI legge la fattura, tu controlli solo le eccezioni

Quando una fattura fornitore arriva dallo SdI, RaDi la legge, la abbina all'ordine e alla bolla, la assegna alla commessa e la mette in scadenza. Ti avvisa solo quando qualcosa non torna: un prezzo diverso, una quantità in più, una bolla che manca.

  • Ordini ai fornitori con prezzi, quantità e commessa di destinazione
  • Fatture passive dallo SdI lette dall'AI: fornitore, righe, importi e scadenza
  • Abbinamento automatico fra ordine, DDT e fattura, con le differenze evidenziate
  • Note spese dalla foto dello scontrino su WhatsApp, senza moduli da compilare
  • Costi aziendali e spese generali separati da quelli di commessa
  • Ogni costo aggiorna il consuntivo della commessa e lo scadenziario dei pagamenti
Cosa fa

Acquisti, spese e costi aziendali in un posto solo

Il ciclo passivo completo, dal fabbisogno al pagamento, collegato ai cantieri e al magazzino.

  • 01

    Ordini ai fornitori

    Crei l'ordine dalla commessa o dal magazzino sotto scorta, lo mandi al fornitore e lo ritrovi quando arrivano bolla e fattura.

  • 02

    Fatture fornitori lette dall'AI

    Le fatture passive arrivano dallo SdI e l'AI ne estrae fornitore, righe, importi e scadenza. Per i documenti non elettronici (fornitori esteri, PDF, scontrini) basta una foto.

  • 03

    Controllo ordine-bolla-fattura

    Il confronto a tre vie lo fa RaDi: quantità consegnate, prezzi concordati e importi fatturati. Le differenze sono evidenziate prima di pagare.

  • 04

    Note spese da WhatsApp

    L'operaio fotografa lo scontrino e lo manda in chat: importo, data, categoria e cantiere arrivano in dashboard da approvare.

  • 05

    Costi aziendali

    Affitti, utenze, assicurazioni, leasing dei mezzi: le spese generali hanno il loro posto e pesano sul margine aziendale, non sulle commesse.

  • 06

    Costi di commessa in tempo reale

    Materiali, noli e subappalti finiscono sulla commessa appena registrati: il consuntivo è sempre aggiornato.

Come si parte

Il ciclo passivo, senza rincorrere carte

Tre passaggi, e la maggior parte li fa l'AI.

  1. 1

    Ordini o fotografi

    L'ufficio crea l'ordine, oppure il capocantiere fotografa la bolla quando arriva il materiale.

  2. 2

    La fattura si abbina da sola

    Quando la fattura arriva dallo SdI, RaDi la legge e la collega a ordine, bolla e commessa.

  3. 3

    Approvi e paghi

    Controlli solo le differenze, approvi e la scadenza entra nello scadenziario e nella cassa prevista.

Guida

Gestione acquisti e fatture fornitori: guida per le imprese con squadre

In un'impresa che lavora in cantiere gli acquisti sono una delle voci di costo più pesanti, e anche la più dispersa: ordini al telefono, bolle nel furgone, fatture che arrivano settimane dopo, scontrini nelle tasche degli operai. Gestire bene il ciclo passivo vuol dire sapere cosa hai comprato, per quale lavoro e a che prezzo, prima di pagarlo.

Il ciclo passivo, dall'ordine al pagamento

Il ciclo passivo ha quattro momenti: l'ordine al fornitore con prezzi e quantità concordati, la consegna documentata dal DDT, la fattura del fornitore e il pagamento alla scadenza. Ogni passaggio produce un documento, e il controllo vero sta nel confrontarli fra loro.

Il documento di trasporto non è più obbligatorio per far circolare la merce, ma resta la prova di cosa è stato consegnato e permette la fatturazione differita, che va emessa entro il 15 del mese successivo alla consegna e richiama i DDT a cui si riferisce. Per questo una bolla persa è spesso un costo che non si riesce più a contestare.

Il confronto fra ordine, bolla e fattura

Il controllo a tre vie confronta quantità ordinate, quantità consegnate e quantità fatturate, e verifica che il prezzo in fattura sia quello concordato. Fatto a mano richiede di ritrovare tre documenti per ogni riga, ed è il motivo per cui in molte imprese le fatture si pagano sulla fiducia.

Con le fatture passive che arrivano dallo SdI in formato elettronico, il confronto si può automatizzare: l'AI legge righe e importi, li abbina all'ordine e alla bolla e segnala solo le differenze. L'ufficio passa dal controllare tutto al decidere sulle eccezioni.

Note spese e costi aziendali

Gasolio, ferramenta, pasti in trasferta: le spese anticipate dalle squadre sono piccole una per una, ma sommate su un anno pesano. Il problema non è l'importo, è il giustificativo: lo scontrino va conservato e associato alla persona, alla data e possibilmente al cantiere, altrimenti il rimborso diventa una discussione e il costo non entra nella commessa.

Accanto ai costi di commessa ci sono le spese generali (affitti, utenze, assicurazioni, leasing dei mezzi) che non appartengono a un cantiere ma vanno coperte dai margini di tutti. Tenerle separate è l'unico modo di sapere se le commesse rendono abbastanza da pagare la struttura.

Cosa chiedere a un software per gli acquisti

Per un'impresa con squadre il software degli acquisti deve parlare con il cantiere: ogni costo assegnato a una commessa, le bolle che caricano il magazzino, le fatture passive lette in automatico e messe in scadenza. Deve anche funzionare per chi è sul campo, che non aprirà mai un gestionale per caricare uno scontrino ma manda volentieri una foto su WhatsApp.

Infine, i dati devono arrivare al commercialista senza essere ricopiati: fatture ricevute e prima nota esportate in un clic, nel formato che lo studio usa.

Per il tuo settore

Una piattaforma sola

Collegato al resto dell'azienda, senza ricopiare niente

Ogni modulo legge i dati degli altri: il rapportino aggiorna commessa, magazzino e presenze, la fattura aggiorna scadenziario e cassa. Un solo archivio, dal preventivo all'incasso.

Acquisti e spese: le domande più frequenti

  • Come arrivano le fatture dei fornitori in RaDi?
    Le fatture elettroniche passive arrivano dal Sistema di Interscambio e l'AI le legge in automatico. Quelle cartacee o in PDF le carichi trascinandole nella dashboard o fotografandole su WhatsApp: l'AI estrae fornitore, righe, importi e scadenza.
  • RaDi controlla che la fattura corrisponda all'ordine e alla bolla?
    Sì. Fa il confronto fra ordine, DDT e fattura e ti segnala quantità o prezzi diversi da quelli concordati. Così paghi solo quello che è arrivato davvero, al prezzo giusto.
  • Gli operai possono caricare le note spese da soli?
    Sì, dalla chat WhatsApp che usano per i rapportini: fotografano lo scontrino e lo mandano. RaDi legge importo, data e categoria, lo associa al cantiere e lo mette in approvazione. Niente app da installare e niente moduli a fine mese.
  • Posso separare i costi di cantiere dalle spese generali?
    Sì. Ogni costo può andare su una commessa oppure sulle spese aziendali (affitti, utenze, assicurazioni, leasing). Il margine di commessa e quello dell'azienda restano leggibili separatamente.
  • Gli acquisti aggiornano il magazzino?
    Sì. Quando arriva la merce, la bolla fotografata carica il magazzino; quando il materiale va in cantiere, il rapportino lo scarica. Il modulo Magazzino tiene giacenze e scorte minime.
  • In quale piano è incluso il modulo Acquisti e spese?
    Nel piano Business, con tutto il gestionale. Lo provi gratis per 30 giorni, senza carta di credito.

Sapere quanto spendi, quando lo spendi

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